Privacyverklaring medewerkers en deelnemers
Datum: februari 2025

Jouw persoonsgegevens bij Ander Hout
Hoe we om moeten gaan met persoonsgegevens is bij wet (Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG) geregeld. Ander Hout moet aantonen dat zij zich aan de wet houdt en heeft voor de verantwoording over de omgang met jouw persoonsgegevens de privacyverklaring opgesteld. Deze privacyverklaring is allereerst bedoeld voor medewerkers die in dienst zijn bij Ander Hout en deelnemers aan de opleidingen maar is ook beschikbaar voor ingehuurd personeel, stagiaires, vrijwilligers, etc. Deze privacyverklaring is een makkelijk leesbare, vereenvoudigde beschrijving van verplichtingen van Ander Hout en rechten voor medewerkers.
Wat betekent de privacyverklaring voor jou
In het kort: wij hebben de verantwoordelijkheid jou te vertellen wat er met je persoonsgegevens gebeurt. Wij geven aan welke persoonsgegevens we vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt en aan wie we de gegevens verstrekken. Als werkgever kunnen we niet om het gebruik van persoonsgegevens heen. Maar we doen het zo weinig als mogelijk, zoveel als noodzakelijk en zo veilig als realistisch is.
Zo weinig als mogelijk om de privacy van iedereen zoveel mogelijk te beschermen. Zoveel als noodzakelijk omdat het onmogelijk is een goede werkgever te zijn zonder persoonsgegevens te gebruiken. Zo veilig als realistisch omdat beveiligingsmaatregelen de bedrijfsvoering niet te veel mogen belemmeren.
Welke (standaard) gegevens hebben we van jou nodig en waarvoor?
NAW -/contactgegevens en persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit) Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie
Burgerservicenummer (BSN) Dit gebruiken we voor de uitwisseling van gegevens met belastingdienst, pensioenfonds, arbodienst en UWV.
Kopie identiteitsbewijs We gebruiken de kopie niet voor de eigen bedrijfsvoering, maar hebben hem nodig voor de belastingdienst en voor de accountant.
Bankrekeningnummer Hierop storten we je salaris.
Kwalificatie (opleidingen, VOG, ervaring, vorige functies) We leggen deze gegevens vast om je te kunnen begeleiden in je loopbaanontwikkeling en te kunnen bepalen in welke mate je gekwalificeerd bent voor een (toekomstige) functie.
Verlof- en verzuimgegevens Hiermee bepalen we je recht op verlof en houden we het verzuimdossier bij.
Salarisgegevens (inclusief loonbelastingverklaring) Deze gegevens hebben we nodig om je salaris te kunnen berekenen.
Verslagen functioneringsgesprekken Deze gegevens gebruiken we tot bij het volgende functioneringsgesprek, met het oog op het organiseren van loopbaanbegeleiding.
Bovenstaande gegevens mogen we gebruiken zonder daarvoor je specifieke toestemming te vragen.
Overige persoonsgegevens
Gegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld religie, strafrechtelijk verleden, lidmaatschap van een vakbond, ras en gezondheidsgegevens) mogen wij niet vastleggen. In een aantal situaties kan toestemming hiervoor een uitzondering vormen. Bijvoorbeeld een pasfoto; deze kan ook iets over iemands ras of religie zeggen en is daarom een bijzonder persoonsgegeven. Wanneer we foto’s van medewerkers willen vastleggen dan is toestemming nodig om dit mogelijk te maken. Toestemming kun je overigens altijd weer intrekken.
Aanvullend: bij indiensttreding moet je een kopie van je identiteitsbewijs inleveren. Hierop staat ook je pasfoto. Dit is verplicht voor het voldoen aan wettelijke eisen, gesteld door de Belastingen. De kopie van je identiteitsbewijs gebruikt Ander Hout dus nooit. Op je Google account, is het mogelijk zelf je foto te plaatsen in je eigen profiel. Het plaatsen van je foto is daarmee een eigen, vrijwillige keuze. Indien Ander Hout Beelden (stilstaand of bewegend) wil gebruiken waarop je te zien en te herkennen bent voor plaatsing op het Internet, dan wordt altijd toestemming gevraagd.
Wanneer Ander Hout een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Dit heeft o.a. betrekking op het gebruik van internet en email door medewerkers. Het gebruik wordt gemonitord om inzicht te krijgen in het totale gebruik en om onrechtmatig gebruik of zelfs misbruik te voorkomen. Je kunt hierbij denken aan e-mail verkeersgegevens, internet gegevens (URL’s) en inhoud van berichten. Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens. Mocht een medewerker ervan verdacht worden de regels te overtreden dan kan gedurende een bepaalde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt controle op inhoud plaats.
Hoe verkrijgt Ander Hout jouw persoonsgegevens?
De meeste persoonsgegevens krijgen we gewoon van jou bij indiensttreding. Je personeelsdossier vult zich gedurende je loopbaan.
Intern gebruik van de gegevens
Om jouw privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het intern gebruik van je persoonsgegevens zoveel als mogelijk. Alleen medewerkers die op basis van hun functie de gegevens moeten gebruiken, mogen dat. Dat regelen we door die medewerkers bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen.
Extern gebruik van gegevens
Verplichte doorgifte
Voor goed werkgeverschap heeft Ander Hout de verplichting om sommige persoonsgegevens te delen met externe partijen, zoals de Belastingdienst, UWV, het pensioenfonds en de bedrijfsarts. Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen. In bijzondere situaties kan Ander Hout ook aan andere instanties verplicht worden om gegevens over jou te verstrekken; denk aan een gerechtsdeurwaarder in geval van een dreigend loonbeslag of in geval van een justitieel onderzoek.
Indien er sprake is van geen verplichte doorgifte, maar wel noodzakelijk in het belang van het bedrijf of de medewerker, dan is er uitdrukkelijke toestemming nodig van de medewerker.
Inzage door leveranciers van software/computerprogramma’s
Voor haar bedrijfsvoering maakt Ander Hout gebruik van computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de persoonsgegevens in die programma’s (soms) ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers. We sluiten dan een verwerkersovereenkomst af waarmee we de leverancier verplichten op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als Ander Hout zelf.
Overige doorgifte
Wij delen gegevens dus alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wanneer wij aan andere gegevens verstrekken doen wij dit alleen nadat we je toestemming hebben verkregen.
Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
Als je dienstverband met Ander Hout is beëindigd, zijn je persoonsgegevens nog even nodig voor administratieve afhandelingen. Daarna verwijderen we ze uit alle systemen. De kopie van je identiteitsbewijs en je loonbelastingverklaring moeten we ten behoeve van de belastingdienst nog vijf jaar bewaren. De gegevens uit de salarisadministratie dienen we nog zeven jaar te bewaren. De andere onderdelen van je personeelsdossier bewaren we nog twee jaar. Na het verstrijken van de bewaartermijn vernietigen we alle gegevens. Gegevens over het gebruik van internet en email worden in beginsel zes maanden bewaard, tenzij er een vermoeden is van misbruik.
Jouw rechten met betrekking tot je eigen persoonsgegevens
Als werkgever moeten we je persoonsgegevens gebruiken. Maar de persoonsgegevens hebben wel op jou betrekking. Daarom heb je het recht om je persoonsgegevens
- in te zien,
- te corrigeren als ze niet juist zijn,
- in digitaal leesbare vorm over te laten dragen naar andere organisaties op jouw verzoek.
Daarnaast heb je het recht je gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens. Hiervoor dient je contact op te nemen met de personeelscoördinator.
Meer weten? Oneens met de vastlegging van gegevens of hoe Ander Hout hiermee omgaat?
Ben je het niet eens met hoe Ander Hout met jouw gegevens omgaat? Of vind je dat er teveel persoonsgegevens worden vastgelegd? Dit zijn slechts twee voorbeeldvragen. Voor alle vragen over het privacybeleid en de uitvoering hiervan mag je contact opnemen met de personeelscoördinator. Wil je je nader verdiepen in de regels die gelden voor het omgaan met persoonsgegevens, dan kun je de website van Autoriteit Persoonsgegevens bezoeken: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl